Tijdelijk telefonisch niet bereikbaar
Door de overgang naar een nieuw telefoonsysteem zijn wij telefonisch niet te bereiken. Excuses voor dit ongemak!
Sinds 2023 geldt de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Deze wet vervangt de oude ‘Wet Huis voor klokkenluiders’. De Wet bescherming klokkenluiders is een implementatie van de Europese Klokkenluidersrichtlijn EU 2019/1937 en heeft tot doel om de rechtsbescherming van klokkenluiders te verbeteren. Als organisatie zijn wij verplicht om een meldprocedure voor misststanden (klokkenluidersregeling) te hebben om:
Met het instellen van een adequate meldregeling voldoen wij ook aan de vereisten in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Met de interne meldprocedure zorgen we voor een onafhankelijke voorziening waar medewerkers overtredingen van de Wwft (non-compliance) intern en anoniem kunnen melden indien noodzakelijk (verplicht conform artikel 20a Wwft).
In onze organisatie vinden wij het daarbij ook belangrijk om te handelen conform de geldende gedrags- en beroepsregels van onze sector, namelijk de VGBA en de ViO. We hechten grote waarde aan integer en ethisch handelen conform geaccepteerde normen, waarden en correct ethisch gedrag en die wij hebben beschreven in onze gedragscode.
In onze interne meldprocedure leggen we uit wanneer, hoe en waar je in vertrouwen, met respect voor ieders privacy en zonder vrees voor represailles, je bezorgdheid kunt uiten over (vermoedelijke) misstanden. SpeakUp Totaal helpt je en begeleid je bij het uiten van je bezorgdheid aan het bestuur. Zelfs als één van onze bestuurders erbij betrokken lijkt. Ook bij (dreigende) misstanden, integriteitsschendingen, onregelmatigheden, een vermoedelijke schending van de wet of ander ongewenst dan wel niet ethisch gedrag binnen ons kantoor kunnen onze medewerkers gebruik maken van deze interne meldprocedure.
Waarom is het belangrijk om je uit te spreken en het bestuur op de hoogte te brengen? Zoals gezegd willen we graag voldoen aan de Wet en we vinden het belangrijk dat we als organisatie op een ethische, legale en sociaal verantwoorde manier ons werk doen. Toch is het mogelijk dat je op een dag een situatie of gedrag waarneemt waarover je zorgen hebt omdat het in strijd lijkt te zijn met de wet, onze gedrags- en beroepsregels of gewoon niet (ethisch) juist lijkt. Immers, ons werk is en blijft mensenwerk en er kan altijd iets misgaan. Als dit gebeurt, moedigen we je aan om jouw zorg(en) kenbaar te maken via SpeakUp. Als je wilt kan dat ook anoniem. Met jouw melding geef je ons de kans om de kwestie of zorg(en) te onderzoeken en aan te pakken. Wij geloven dat zwijgen over mogelijk wangedrag of overtreding de situatie alleen maar kan verergeren en je persoonlijke werkgeluk kan ondermijnen. Dat is niet wat we willen. Met dit beleid willen benadrukken dat we als organisatie grote waarde hechten aan de hulp die medewerkers bieden wanneer zij een door hen gesignaleerde zorg uitspreken en die zij graag zouden willen ophelderen en/of oplossen.
Alle meldingen via SpeakUp worden vertrouwelijk (en indien gewenst; anoniem) behandeld door onafhankelijke en gecertificeerde professionals. Medewerkers die te goeder trouw hun mening geven of een melding doen over misstanden, zullen worden beschermd en we garanderen dat geen maatregelen worden genomen tegen iemand die te goeder trouw zijn/haar bezorgdheid uit.
SpeakUp Totaal kan gebruikt worden om allerlei soorten zorgen aan te kaarten over allerlei situaties of vermoedelijk wangedrag binnen onze organisatie. Als je iets ziet of hoort dat in strijd lijkt te zijn met wet- en/of regelgeving, de gedrags- en beroepsregels of gewoon onethisch of verkeerd lijkt, vragen we je om het bestuur op de hoogte te brengen van de situatie. Hieronder maken we onderscheid tussen verschillende situaties:
De Wet bescherming klokkenluiders geeft aan wat onder (vermoedelijke) misstanden wordt verstaan en regelt de bescherming van een melder na het melden van een misstand. Kort en bondig geformuleerd kan je een melding doen over een misstand binnen onze organisatie en over een misstand bij een organisatie waarmee je via het werk in aanraking bent gekomen. Je moet dan wel zelf iets weten of opgemerkt hebben. Een misstand is een ernstig incident of situatie waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Dit is bijvoorbeeld bij een gevaar voor:
Ook kun je als medewerker gebruikmaken van de interne meldprocedure bij een dreigende misstand. De misstand heeft dan mogelijk nog niet plaatsgevonden, maar je ziet bijvoorbeeld grote risico’s. Op deze wijze kan het gemakkelijker zijn voor onze om de misstand zelf (nog) te voorkomen. Integriteitsschendingen Integriteitsschendingen zijn incidenten of situaties waarbij personen (ook) de normen en waarden van ons kantoor schenden en zich dus niet houden aan de gedrags- en beroepsregels van onze sector of organisatie waarin deze normen en waarden zijn verankerd. Het verschil met misstanden is dat bij integriteitsschendingen het maatschappelijk belang (nog) niet in het geding hoeft te zijn, terwijl dit bij misstanden wel altijd zo is.
Bij onregelmatigheden gaat het om fouten in uitvoering, structuren, processen of procedures binnen het kantoor die zo ernstig zijn dat deze de verantwoordelijkheid van de (direct) leidinggevende(n) overstijgen. Concrete gedragingen en situaties die onder bovenstaande categorieën vallen zijn:
SpeakUp Totaal is niet bedoeld voor de volgende situaties:
Uiteraard is het niet toegestaan om deze meldprocedure te misbruiken, bijvoorbeeld door opzettelijk een valse melding te doen. Of om mensen, de organisatie of derden te beschadigen. Melders die opzettelijk valse meldingen doen, zijn uitgesloten van elke vorm van bescherming tegen benadeling die vanuit de Wet bescherming klokkenluiders wordt geboden.
Meldingen die te goeder trouw worden gedaan, ook al zijn ze na onderzoek misschien niet correct, worden uiteraard niet als vals beschouwd. Hiermee borgen we dat je altijd vrij bent om je oprechte bezorgdheid te melden.
Voordat je een melding via SpeakUp maakt om ons op de hoogte te brengen van je bezorgdheid, is het volgens ons goed en ook noodzakelijk om alternatieve acties te overwegen (indien mogelijk). Soms kan een snelle en directe actie de situatie beter oplossen dan een melding. Denk daarom eerst aan de volgende stappen te overwegen:
Los van andere mogelijkheden om je bezorgdheid te uiten, mag je altijd zelf rechtstreeks (anoniem) een melding indienen via SpeakUp. Daarop volgt dan altijd een onafhankelijke beoordeling van jouw melding. Ook als je jouw bezorgdheid al hebt besproken met een leidinggevende of een vertrouwenspersoon is dit mogelijk. Dus ook al is je zorg of melding intern al bekend – en ben je wellicht niet meer anoniem -, via SpeakUp zorg je automatisch voor een onafhankelijke beoordeling en eventuele opvolging. Indien gewenst kan een leidinggevende of onze vertrouwenspersoon je hierbij helpen. Ook is het mogelijk dat zij namens jou een melding doen. Een zorg uiten of een melding doen, kan eenvoudig door de interne meldinstructie te volgen.
Tot slot is de interne meldprocedure via SpeakUp er voor alle voormalige en huidige medewerkers, tijdelijke medewerkers, stagiairs, leidinggevenden, vennoten, bestuurders, ingehuurde krachten of elk ander persoon binnen onze organisatie die zich zorgen maakt over een misstand of wangedrag opmerkt in een werkgerelateerde situatie.