Klachtenregeling

Inleiding

Top en Co., Accountants en Belastingadviseurs trachten langdurige relaties aan te gaan met onze cliënten en daarom zijn we continue bezig de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren en de communicatie met onze relaties te optimaliseren. Dit proces is een twee richtingsverkeer, want fouten maken is menselijk en ook misverstanden kunnen gemakkelijk ontstaan. Indien u ontevreden bent over een van onze medewerkers, over onze dienstverlening of wat voor aspect van onze organisatie dan ook, dan nodigen wij u nadrukkelijk uit om ons dat zo snel mogelijk te laten weten. Uw op- en of aanmerkingen nemen wij serieus en waar wenselijk zoeken wij met u naar een passende oplossing.

Telefonisch oplossen klacht

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost; wij verzoeken u daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat u eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heeft u redenen om dit niet te willen, dan kunt u ook contact opnemen met de compliance officer van ons kantoor, Johan Voorham (mocht het zijn functioneren betreffen dan kunt u vragen naar zijn plaatsvervanger Jacqueline Reijnders).

Formele schriftelijke klachtenprocedure

Is uw probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens u niet voor een gesprek, dan kunt u de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kan door via deze website het betreffende formulier in te vullen. Klachten komen bij Johan Voorham terecht, tenzij de klacht (mede) zijn functioneren betreft, in dat geval gaat de klacht naar Jacqueline Reijnders.

Eventueel kan de klacht ook schriftelijk ingediend worden via het formulier dat u van onze website kunt downloaden of via ons secretariaat kunt opvragen. U kunt het ingevulde formulier daarna verzenden ter attentie van Johan Voorham of als het (mede) zijn functioneren betreft dan ter attentie van Jacqueline Reijnders.

Verloop procedure

Uw klacht zal binnen 5 werkdagen, na ontvangst, in behandeling worden genomen door de geadresseerde en met u en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het niet om binnen deze termijn inhoudelijk te reageren, dan zal in ieder geval binnen deze termijn uw klacht worden bevestigen. In de meeste gevallen zal hij ook contact met u opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kunt u om een nadere toelichting of verdere informatie worden gevraagd. Doelstelling is om uw klacht in ieder geval binnen 1 maand af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan wordt u over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvangt u na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Overige aspecten klachtenregeling

Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van uw klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van uw formele klacht wordt u daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

Tot slot

Zoals eerder aangegeven kunnen zich tijdens een samenwerking situaties voordoen die niet volgens het gewenste verwachtingspatroon worden afgewerkt. Wij waarderen het ten zeerste wanneer u ons hiervan op de hoogte brengt, zodat we alle klachten kunnen meenemen in de evaluatie van onze organisatie en om maatregelen te kunnen treffen teneinde herhaling van het betreffende probleem te voorkomen. We hopen op een goede verdere relatie en samenwerking.

Klachtenformulier

Indien u een klacht heeft over Top en Co., Accountants en Belastingadviseurs, die u schriftelijk kenbaar wenst te maken, verzoeken wij u gebruik te maken van een van onderstaande klachtenformulieren:

klachtenformulier (via website)

klachtenformulier betreffende (mede) functioneren Johan Voorham (via website)

klachtenformulier (PDF-formaat)

Locatie

Contact gegevens

Top en Co.
Jan van Nassaustraat 91
2596 BR Den Haag
Tel: 070 328 01 93
Fax: 070 324 44 92
E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

KvK: 27324291